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Para tomar decisões de negócios inteligentes, como buscar financiamento, você precisa ser capaz de compreender seu desempenho financeiro – especialmente quando a pandemia de COVID-19 mudou a forma como muitas pequenas empresas operam.

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No entanto, navegar pelos seus indicadores financeiros não significa que você tenha que sentar e calcular os números em uma calculadora.

Ben Richmond, um contador público certificado e gerente nacional da Xero, um provedor de plataforma de software de contabilidade baseado em nuvem, disse que quando você usa software de contabilidade e outras tecnologias, você pode automatizar o processamento de dados em vez de perder tempo olhando os insights reais fornecidos pelo dados. Ele disse que, com as ferramentas certas, você pode controlar melhor seus negócios e ter mais confiança.

A seguir estão quatro indicadores que você deve saber ao gerenciar as finanças da empresa.

1. Fluxo de caixa

O fluxo de caixa, ou a quantidade de fundos que entram e saem de uma empresa, é um dos indicadores mais importantes de desempenho financeiro. Richmond usa a analogia de uma empresa, como uma Ferrari incrível, fluxo de caixa e gasolina. “Se você não tem combustível, a Ferrari é apenas uma decoração na garagem”, disse ele.

A maioria das plataformas de software de escrituração e contabilidade permite que você gere demonstrativos de fluxo de caixa automaticamente. Richmond disse que saber quanto dinheiro você tem é o primeiro passo.

Você pode então criar previsões de fluxo de caixa e agir de acordo com esses insights. Por exemplo, você pode determinar se precisa limitar as taxas para garantir que tenha fundos suficientes. Por outro lado, se você está crescendo e tem fluxo de caixa excedente, pode decidir a melhor forma de aproveitar a oportunidade.

2. Lucro

O lucro é o objetivo geral da maioria das empresas. A demonstração de resultados mostra seu lucro (ou prejuízo) durante um período de tempo e é um dos relatórios mais úteis que você pode usar.

Qual porcentagem da receita seus três principais clientes ou produtos geram? Quantos funcionários são necessários para operar?

Marko Mijuskovic disse em um e-mail que esses são os números que os proprietários de pequenas empresas precisam saber. Mijuskovic é planejador de saída certificado e sócio sênior da WestPac Wealth Partners, uma empresa de gestão de fortunas com sede em San Diego.

Tal como acontece com as declarações de fluxo de caixa, você pode usar um software de contabilidade para gerar automaticamente declarações de renda. Você pode então identificar oportunidades para reduzir despesas desnecessárias e priorizar seus produtos e serviços de maior sucesso para maximizar os lucros.

3. Contas a pagar

Como diz o ditado: É preciso dinheiro para ganhar dinheiro. Monitorando ativamente suas contas a pagar – o crédito que você deve ao vendedor ou fornecedor – você pode determinar de quanto dinheiro e quando precisa.

Você precisa garantir que tenha dinheiro suficiente para manter seu negócio funcionando e pagar os fornecedores em dia. Sallie Mullins Thompson, contadora pública credenciada que trabalha com proprietários de pequenas empresas, disse por e-mail que o caixa insuficiente gerado pela receita da empresa para cumprir suas obrigações foi uma das principais razões para o fracasso da empresa.

Os pagamentos oportunos (ou mesmo pré-pagos) permitem que você mantenha um bom relacionamento com os fornecedores, aproveite os descontos em potencial no pagamento e crie crédito comercial – isso é essencial se você está procurando um financiamento futuro.

O software de contabilidade pode ajudar a otimizar suas contas a pagar em um nível básico, mas um software dedicado de contas a pagar pode automatizar ainda mais o processo.

4. Contas a receber

Quais faturas estão pendentes? Quanto tempo leva para seus clientes pagarem suas faturas? Quanto do seu dinheiro geralmente está relacionado a contas não pagas? Todas essas questões estão relacionadas às suas contas a receber, ou seja, o dinheiro que os clientes devem ao seu negócio pelos bens ou serviços que foram entregues.

Rastrear suas contas a receber tem benefícios semelhantes ao rastrear suas contas a pagar: ao determinar quanto tempo leva para seus clientes pagarem as faturas – e garantindo que eles paguem dentro do prazo – você pode gerenciar melhor seu fluxo de caixa e evitar perda de lucros.

O software de contas a receber pode simplificar esse processo e fornecer ferramentas para ajudar a melhorar a comunicação com os clientes. Essas plataformas também podem resumir todos os dados de contas a receber em um só lugar, para que você possa entender melhor o desempenho da empresa.

Richmond diz que entender suas contas a pagar e a receber vai um passo além do que examinar estritamente seu negócio com base no regime de caixa (entrada e saída). Ele disse que acompanhar essas ações permite que você pense no futuro e compreenda totalmente o negócio.

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